1) Mude a atitude! Administrar melhor seu tempo e otimizar rotina de trabalho depende da sua motivação e engajamento para conseguir uma mudança no seu dia-a-dia, seja para melhorar o rendimento no trabalho, estudo ou no que desejar. Abaixo estão relacionados que desperdiçam tempo; procure repensar sobre elas:
• Alterações constantes de ordens e de prioridades.
• Sobrecarga de trabalho ou de tarefas.
• Arquivos desorganizados.
• Excesso de controle e Reuniões improdutivas.
• Excesso ou escassez de comunicação.
• Falta de diretrizes, critérios ou foco / Não fazer plano diário.
• Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se prevenir contra problemas rotineiros.
• Atrasos; barulhos e desorganização pessoal.
• Responsabilidades e autoridades confusas.
• Inexistência de padrões / critérios, especialmente pessoais.
• Não adaptação / resistências às mudanças.
2) Desenvolva um planejamento efetivo: Procure prever as atividades do dia. Uso de agenda é importante, inclusive para compromissos pessoais!
3) Pense nos seguintes fatos:
• Estamos dando o tempo certo às coisas realmente importantes?
• Estamos mantendo o equilíbrio adequado entre nossas atividades de rotina e as de inovação a longo e curto prazo?
• As interrupções desnecessárias estão sendo permitidas?
• Estamos realizando tarefas desnecessárias?
• Estamos pulando de tarefa em tarefa sem concluí-las?
4) Separar os assuntos em ordem de prioridade e urgência. Assim, classifique os problemas ou assuntos em: Importante e urgente; importante e não urgente; não importante e urgente; e não importante e não urgente.
5) Procure delegar tarefas quando possível, desde que possam ser feitas ou resolvidas por outra pessoa qualificada e de confiança.
6) Identifique pontos que acabam tomando tempo e procure eliminá-los ou reduzi-los. Eis algumas sugestões:
• Identifique os papéis de conteúdo esdrúxulo e os descarte;
• Estabeleça horários predeterminados para os variados acontecimentos do dia;
• Agende e divulgue as reuniões;
• Faça uso consciente do telefone, ou seja, falar somente o necessário.
7) Dentro do seu dia, procure tirar um momento com o tempo de sua escolha e procure não atender ou fazer ligações telefônicas, participar ou conduzir reuniões, etc.
8) Com o tempo ganho na dica anterior, procure ler documentos e papéis importantes que podem estar se acumulando em sua mesa; estudar algo relacionado ao curso que esteja fazendo; reflita sobre suas atividades e como melhorar e otimizar rotinas de trabalho ou de estudo e em outras atividades para melhorar o desempenho nestas áreas e até na vida pessoal.
9) Procure sempre manter um equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional. Tenha um tempo para você e sua família! Assim poderá ler aquele livro que tanto deseja, ir ao cinema mais vezes, fazer mais exercícios físicos, curtir mais momentos com a família e outras atividades prazerosas, que nos dá ainda mais motivação para todos os desafios que temos pela frente.
10) Lembre-se que o tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado, ou expandido. Use-o com sabedoria, pois ele proporciona oportunidades iguais para todos. Boa sorte!
Demetrio Luiz Pedro Bom Junior
1º Vice Presidente da AESCPN RP